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保育士の転職に必要な“在職証明書”とは?取得のための依頼・請求方法もご紹介!

いざ転職となった際、新たな勤務先へ提出する必要のある書類には「履歴書・職務経歴書・保育士証・健康診断書・入社契約書・給与振込先の申請書・扶養控除等申告書・健康保険被保険者異動届・身元保証書」などが一般的ですが、その他にも「在職証明書」という書類の提出を求めることがあります。
在職証明書は一度認可保育園で勤務して転職を経験した方ならご存知の方は多いと思いますが、保育士としてその園で何年働いたのかを証明する大切な書類になります。
今後、転職を視野に入れている方は予備知識として今回の記事をお読み頂くと新しい勤務先でもスムーズに書類手続きを行うことができるでしょう。在職証明書を発行するための依頼書や在職証明書のテンプレートもありますのでぜひ最後までお読みください。

保育士における在職証明書とは

保育士の在職証明書は勤務証明書ともいわれ、認可保育園に転職をする際に、新しい園が「前の認可保育園で何年在職していたか」を確認するための書類になります。したがって、在職証明書は“これまで勤務していたことの証明”もしくは“保育経験を確認する”という目的で提出を求められます。なので何度も転職をしている場合は、これまでに在籍していた保育園の数だけ在職証明書の依頼が必要となります。ちなみに認可外保育園(無認可保育園)等の児童福祉法に基づく認可を受けていない保育施設では、在職証明書が不要かつ認可外保育園での保育士経験は換算されない場合があります。

なぜ保育士の在職証明書が必要なの?

ではなぜ、履歴書や職務経歴書に記入している職歴だけではなく「在職証明書」が必要なのでしょうか。
認可保育園は行政・各自治体から補助金の支給を受けて運営を行っています。そこで働いている保育士の平均経験年数によって、運営費となる補助金金額が変わってきます。いわゆる「処遇改善等加算」というもので、保育士が一定以上の経験年数や技能を有することで基本給や手当の補助金がアップする仕組みとなっています。そのため公的な補助金を貰う為には、きちんとした書類で行政や各自治体に証明をしなければなりません。ゆえに履歴書や職務経歴書など転職者本人である保育士が書いた書類では、自称の経験年数となってしまうので公的な証明とはならないのです。また、将来保育園の園長となる際にも10年程度の保育士経験があることを証明しなければならない為、在職証明書が必要となってきます。
ちなみに平均経験年数は長ければ長いほど保育園に補助金が多く支給されるので、園側にとっては経験年数の長い保育士を採用したいと思うのが当然です。しかし、慢性的な人手不足で悩む保育園ではその層の人材を獲得するのは容易はなことではありません。

勤務していた保育園への在職証明書の依頼・請求方法

在職証明書は、転職先の新しい保育園が、直接前職の保育園へ依頼して取得してくれる場合もありますが、多くは転職者の保育士自ら勤務していた保育園へ依頼をしなければなりません。
そこで、在職証明書を依頼する方法や注意点をまとめてみましたのでご覧ください。また、在職証明書を依頼する際に必要な書面のテンプレートもご紹介しますので状況に合わせて改変しご活用ください。

在職証明書の依頼・請求方法STEP1 在職証明書の発行をお願いする依頼書の作成

①宛名

一番左上に在職証明書の発行を依頼したい、保育園名を正式名称で明記します。どんなに長い保育園名でも名称を略さずに書くことがマナーです。

②送付(作成)年月日

送付・発信した年月日を、依頼文を作成した日として文書の右上部分に明記します。

③タイトル

何のための書類なのかを明確にするため「在職証明書発行のご依頼」や「在職証明書発行のお願い」など書きましょう。

④頭語と挨拶文(前文)

頭語は手紙の書き出しや冒頭にあたるものとして「拝啓」「謹啓」などを使います。そして、頭語から一文字空けて挨拶文を書き始めることがマナーとなります。挨拶文の冒頭は、季節に合った時候の挨拶を入れます。ちなみに「時下」は季節に関係なく通年で使用できる表現です!

⑤主文

次に前文から主文へ切り替わるため「さて」や「つきましては」などの起辞を入れ本題に入ります。

書類の郵送先
保育士本人と自宅の住所を郵便番号つき明記すると親切です。
発行部数
新しい園に確認をとり正確な数字の記載をしてください。
返送期間
重ねてのお願いとして、おおよその期限を○月○日頃までになどと予め決めておくことによりトラブル防止となります。在職証明書は発行するのに時間がかかる場合もあるため、自ら提出期限から逆算して余裕をもって依頼をしましょう。

⑥末文と結語

伝えたい事柄を主文に入れ終えたら、必ず「この度はお忙しい中、お手数をお掛け致しまして申し訳ありません。ご配慮のほど何卒よろしくお願いいたします」などの結びの言葉と、「敬具」のような頭語と対となる結語で締めましょう。

⑦差出人(保育士)の情報

差出人の情報を書く場所は、宛名の左下か結語の下となります。内容としては、氏名、住所、連絡先(電話番号)を書きます。きちんと連絡がつく正確な情報を記載してください。

※依頼書は特別フォーマットが定まっている書類ではなく、いち個人から在職していた保育園への“お願い”となるもののため多少文章が可笑しくても要件さえ伝えられれば、問題なく在職証明書は発行してもらえます。
※在職証明書自体は、それぞれの保育園にて所持しているので保育士が用意をする必要はありません。ただし、新しい園の方で在職証明書の指定様式がある場合はそちらを頂いてから一緒に同封をしましょう。その際に「同封しております在職証明書への明記をお願い致します。」などの文言を添えましょう。

在職証明書の依頼・請求方法STEP2 返信用封筒を用意

記入された在職証明書を返送してもらう為の返信用封筒を用意しましょう。その際に送料分の切手と保育士本人の自宅の住所を明記してください。

在職証明書の依頼・請求方法STEP3 以前勤務していた保育園宛に郵送

在職証明書の発行を依頼する際の注意点
※郵送をする前に、在職証明書を発行してほしいと保育園へ電話にて一報しておくとより印象良いでしょう。伝達内容としては下記をご参照ください。
「以前に保育士として働かせていただいておりました○○と申します。このたび在職証明書が必要となりまして、発行の方をお願いしたくお電話をいたしました。本来ならば取りに伺うところなのですが、お手間を取らすわけにもいかない為、郵送にて返信用封筒を送らせていただきますのでご対応のほう宜しくお願い致します。」
※返送された在職証明書は、コピーを取っておきましょう!
保育園は認可でさえ倒産してしまう可能性が否めません。潰れてしまうと、それ以降せっかくの積んだ経験年数を証明することができなくなってしまいます。

非正規雇用者(パート・派遣)の期間でも経験年数として加算される!?

保育士の中にはパート・アルバイトや派遣社員という雇用形態で勤務していた方もいらっしゃるかと思いますが、そのような非正規雇用者の方も認可保育園で保育士として勤務していたからには、その保育園で働いた年数を証明をしなければないため在職証明書の提出を求められます。
※原則1日6時間・月20日以上勤務された保育士の方が対象となりますが、新しい保育園で求められた場合には提出をしましょう。
また派遣保育士として活躍していた方は、在職証明書の依頼先は「働いていた保育園」となります。雇用元である派遣会社に依頼しても意味がありませんのでご注意ください。しかし実は在職証明書の発行は、保育園側に義務付けが行われていないため、稀に在職証明書の提出を渋る保育園が存在します。その場合には、新しい保育園の担当の方や仲介していた転職支援サイトのコンサルタントに相談してみましょう。

退職日に在職証明書を受け取る場合もある!?

保育園の中には、退職日に在職証明書を発行してくれるところもあります。その場合、在職証明書を自分で作成し用意しなければならないことも。その際には下記の在職証明書のテンプレートをご活用ください。

在職証明書は基本的に「発行依頼者の氏名・生年月日・住所・雇用期間・雇用形態・役職・勤務地・職務内容・発行日・発行元の保育園名・保育園住所・証明印」などを記載します。その他、依頼者や新しい園からの希望で記載事項を増やすことも可能となります。
また、一つの保育園で都合上「常勤勤務3年、非常勤務2年と雇用形態が変わって働いていた」という際には、それぞれの雇用形態の期間を分け在職証明書を2部作成してください。

在職証明書のテンプレートがダウンロードできるサイト紹介
役立つPDFテンプレート
文例書式テンプレート集
どちらも改変可能となっていますので、必要に応じて利用してみてはいかがでしょうか。ちなみに「就業証明書」「雇用証明書」「就労証明書」などの種類のテンプレートもありますが、内容としてはほとんど同じものとなりますので使用できます。

まとめ
いかがでしたでしょうか。在職証明書は保育士の転職において非常に重要な書類であることがお分かりいただけたかと思います。
注意しなければならないのが、退職後も書類関連で前園とやり取りすることはあるので、どのような理由があっても円満に退職することをオススメします。ぜひ「転職を考えている保育士さん必読!“辞めたい”と思うは?円満退職のノウハウもご紹介します!」もご覧いただき、気持ち良く新しい保育園で働けるようにしましょう。